患者さんをスムーズに受け入れるため、医師や受付スタッフの負担を軽減するために、予約の制度を設けることがクリニックには欠かせません。

クリニックの予約方法には、「順番予約」と「時間帯予約」があります。それぞれのメリットとデメリット、導入が向いている診療科についてお話しますので、クリニック予約システムの導入をお考えの際、参考にしてください。

順番予約のメリット・デメリット

順番予約は、予約した患者さんから、自動的に番号が割り振られる予約制度です。診察可能な時間は分かりづらいものの、診察時間が近づいた時にメールで連絡するシステムと併せれば、時間を気にせず患者さんに自宅で待機してもらえます。

《メリット》

・患者さんの院内での待ち時間を減らせる

受付を済ませた患者さんから順に番号が割り振られるシステムは、以前よりありました。しかし順番予約の場合、スマートフォンやパソコンなど、クリニックの外からでも予約が可能です。患者さんが院内で順番待ちをする必要がありません。特に、コロナ禍の現代では感染のリスクを減らせるとして、好ましいシステムと言えます。

・運用の仕方が予約なしの時と変わらない

予約システムを導入していなかったクリニックにとっては、来院した患者さんから診察していくという従来の運用の仕方と大きな違いがないこともメリットです。予約された順に対応すれば良いため、時間を見て患者さんのカルテを用意するなどの作業がありません。

《デメリット》

・診察患者数を制限しづらい

時間帯予約と違い、1人あたりの診察時間を固定できないため、診察患者数を制限しづらいというデメリットがあります。例えば、12：00で休憩に入る予定のクリニックでも、すでに予約している患者さんの人数や診察内容によっては、12：00を超えて診察をする必要が出てきます。

■導入が向いている診療科

順番予約の導入は、比較的短時間で1人の患者さんの診察が終わる診療科に向いています。例を挙げると、内科、耳鼻科、皮膚科などです。

時間帯予約のメリット・デメリット

9：00～9：30、10：00～10：30など、一定の時間で枠を設けて、空いている枠に予約をしてもらうシステムです。診察可能な時間が明確で、こちらも患者さんが院内で待機する時間を減らせます。

《メリット》

・患者さんが好きな時間に予約できる

順番予約では難しい、「空いている時間帯を狙って予約する」ことが、時間帯予約では可能です。外出の前後に診察したい患者さん、空いている時間が少ない患者さんにニーズがあります。

・クレームが起こりにくい

時間が明確に決まっているため、時間に遅れず診察できれば、患者さんは「待たされている」という感覚を持ちません。時間通りの診察を心がければ、クレームのリスクを格段に減らせます。

《デメリット》

・運用の仕方が大きく変わる

順番予約に比べると、運用の仕方が大きく変わり、最初は対応しづらいというデメリットがあります。時間が決まっていることから、確実に診察開始時間に間に合うよう、各患者さんの対応をしなければなりません。反対に、予約がなく医師やスタッフの手が空く時間もできてしまいます。

■導入が向いている診療科

時間帯予約は、朝方や夕方など、一部の時間帯に混雑する婦人科や、診察時間が読めない小児科などの診療科に向いています。また診療科に関係なく、患者数が多いクリニックは時間帯予約を導入しているケースが多いです。

以上、順番予約と時間帯予約ではメリットとデメリット、向いている診療科が変わります。クリニック予約システムを導入する際は、違いを理解したうえで、クリニックに合ったシステムをお選びください。

『ヨヤクル』のように、順番予約と時間帯予約のどちらも可能なクリニック予約システムもあります。参考：https://yoyakuru.jp/

飲食店を経営している人は、リフォームをするタイミングや注意点を理解しておく必要があります。タイミングは、まず新しい店舗を借りた場合です。スケルトンで手渡されることが多く、壁紙や間取りに手を加えてこれを新しいものにしていきます。これにより、お客さんの入りやすいお店にすることも可能ですが、デザインを失敗してしまうとお客さんが入りにくくなります。

例えば、業種にもよりますがアパレル関係や食品関係は、入り口を広めに取っておくと良いでしょう。また外からよく見えるような仕組みにしておくことで、お客様安心して中で買い物をすることが可能になります。レジの付近も少し広めにしておけば、レジ周辺で混雑することがなくなるでしょう。

これに対して、外からあまり見られたくないお店もあります。例えば、マッサージのお店や脱毛サロンなどがこれに該当します。この場合には、入り口付近から中が見えないような設計にしておくことが大事です。

タイミングとしては、新しく店舗を借りた場合だけでなく、ある程度客足が伸びなくなってきたときに行うと良いです。例えば10年も経過すると設計が古くなります。そこで新しく内装を変更すると客足が伸びることもあります。

新型コロナウィルスの感染がここまで広がり大きな被害が起きることは、2019年の秋頃にはだれも予測ができなかったのではないでしょうか。2019年の12月頃にはちまたで新しいウィルス感染者が出ている、それは海外での出来事、自分たちには無関係であるなど他人事だったものが、2020年3月頃に入ると日本にも多くの感染者が続出しだし、慌てて使い捨てマスクを購入しようとしたが既にお店にはマスクの姿はなく買いそびれた人も多いといえます。

2020年4月1日には、政府が新型コロナウィルス感染症対策の基本的対処方針を変更しました。この方針内容は、繁華街の接客を伴う飲食店などへの外出自主自粛を強く促すといったもの、対象になるのは特定都道府県以外の都道府県です。居酒屋やファミリーレストラン、ラーメン店や牛丼店など外出自粛により客足が絶え、通常ランチタイムには満席になるお店も外出自粛や在宅勤務者の続出などにより、店内にはまばらなお客さんしかいない、このような光景が続きお店側もテーブル席1つおきにお客さんを案内するところもありましたし、夜の売り上げが中心になる居酒屋などでは、ランチタイムの営業も行うところも多くありました。

2021年1月には一部の都府県で再度緊急事態宣言が出される異例の事態となりました。飲食店業態には助成金が捻出されますが、それ以外の業態には特に保障がない状態です。苦しい状況の店舗も少なくないでしょう。これからの方策をよく練って慎重に行動したいものですね。